対策④ ～企業とマイナンバーの関わり～
2015.07.12 (日)
対策④ ～企業とマイナンバーの関わり～
前回は「マイナンバーの利用範囲、会社の利用範囲」の話をしました。
今回は企業とマイナンバーの関わりについて説明致します。
マイナンバーが導入される主な目的は、社会保障や税制をすべての国民に平等に敷くことで社会基盤の安定を図ることにあります。ですから、従業員の代わりに税金を納めたり各種申請をしたりする企業は、マイナンバーを取り扱う当事者になるのです。
マイナンバーがスタートしても、企業が公的機関に提出書類の種類は大きく変わるわけではありません。しかし、提出書類の様式は変わります。源泉徴収票や社会保障関連の申請書類には、いずれもマイナンバーを記入する欄ができるのです。
そのため、企業はまず、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得しなければいけません。そして、そのマイナンバーを提出書類に記載していく必要があります。
それに伴い、企業はマイナンバーを厳重に管理するためのシステムも作らなければいけませんし、個人情報を適切に扱うための教育も徹底しなければいけません。
企業では、これまでも従業員を社員番号などで管理していたケースが多いことでしょう。ですからマイナンバーの開始後も、同じように管理すれば大丈夫だと考えてしまっているかもしれません。
ところがこれは大きな間違いです。マイナンバーは重大な個人情報ですので、その取り扱いについては法令で厳格に定められています。
マイナンバーは現在のところ、社会保障分野と税金分野と災害対策分野にしか利用できないことになっています。たとえば、個人番号が便利だからといって、従業員を管理する用途で利用してはいけないということです。
退職した従業員の情報は、不要になり次第速やかに削除しなければなりません。実務上、退職後もしばらくはマイナンバーが必要になる場面もあるかもしれませんが、最長でも7年後までの廃棄が法律で定められています。
企業はマイナンバー開始までに多くの対応を済ませておかなければなりませんから、準備をはじめるのに早すぎるということはありません。
ここまで解説してきたポイントを押さえた上で、早め早めの準備を心がけるようにすると、いざ制度の運用がはじまったときに戸惑ったり慌てたりしないで済むでしょう。
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